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機密文書の電子データ化・データエントリサービス
日立物流では、情報記憶媒体・機密文書の【輸送・保管】業務に加えて、当社物流センタ内で書類の【電子データ化サービス(e-文書法対応可能)】、【データエントリサービス】を付加サービスとしてご提供しております。
98年の電子帳簿保存法、05年のe-文書法の法令制定を経て、書類電子データ化の採用・順次切替を行う企業が増え、昨今の主な業務実績と致しましては、某生保殿保険申込書の電子データ化業務、診断書のデータエントリ業務、某百貨店お中元宛先のデータエントリ業務等、多数実績がございます。
このようなお客様に最適です
- 法的保持義務のある書類を多数保管しているお客様。
- 社内書類によりオフィス内のエリアを広域占有しているお客様。
⇒原本をトランクルームにて保管頂き、必要な書類は電子データ化する事により、業務スペース
の有効活用と、機密性・完全性・可用性によるドキュメントの管理向上と共有化が図れます。 - 書類(申込書等)の受付登録業務等により作業負荷が発生しているお客様。
⇒書類の着荷確認・イメージ化・データエントリといった一連の業務を委託して頂く事により
お客様本来のコア業務に注力して頂けます。
サービス内容
電子データ化サービス
お客様先から原本をお預かりし、電子データ化センタ内にてお客様のご要望に合わせた書類のスキャニング・インデックス登録を行い、成果物を納品致します。原本に付きましては、作業終了後に返却・廃棄処理・当社トランクルームにて保管を行う事が可能です。
<主な特長>
- (1)輸送面…機密文書のセキュリティ輸送
(GPS車輛活用による運行経路・運行時間等のご報告書提出) - (2)業務面…OCR機能を駆使し、システムと人的作業による高品質な成果物を納める事が可能。
- (3)管理面…ワークフローによる作業進捗管理・動態管理を実施する事で予定スケジュールとの差異、ミス発生率等を分析・評価し、迅速な作業改善を実施します。
また、経験豊富な管理者による問題点の抽出・改善内容の検討・ご提案を致します。
データエントリサービス
データエントリセンタ内にて、原本イメージデータからお客様のご要望に合わせたデータエントリ作業を行い、成果物を納品致します。基本原本イメージデータからのエントリとなりますが、場合によっては原本参照によるデータエントリ、FAXサーバを構築する事によりお客様から送信されたFAX画像からのデータエントリが可能です。
主な特長
- (1)業務面…マスキング・画像分割を行う事によって、業務従事者に不要な個人情報を表示させません。お客様のご要望に合わせ最適な作業(エントリ・ベリファイ・リペア)をご提案致します。
- (2)管理面…ワークフローによる作業進捗管理・動態管理を実施する事で予定スケジュールとの差異、ミス発生率等を分析・評価し、迅速な作業改善を実施します。
また、経験豊富な管理者による問題点の抽出・改善内容の検討・ご提案を致します。
お客様のメリット
コストメリット
- 電子データ化を行う事により、原本管理・保管コスト低減が図れます。
- インデックスによる該当書類検索スピードの向上効果により、業務時間の有効活用が図れます。
- 書類のイメージデータによる企業間の電子取引が可能となり、距離・時間的な制約の解消が図れます。
ドキュメント管理メリット
- データ化によるドキュメントの管理と共有化が容易となります。
- データにアクセス権限を付与しログ管理を行う事で情報の閲覧制御・情報漏洩抑止が図れます。
- データの複製と長期保存が可能となり、情報消失のリスク分散が可能です。
サービス提供事例
お問い合わせ先
首都圏第一営業本部 京浜営業部
ソリューションビジネス営業グループ
Tel：03-3763-6295
